Uma comunicação objetiva e clara é fundamental para todas as empresas, melhorando a convivência entre todos os setores e assim, evitar que haja erros. Que em outros casos poderia ocorrer por falta , esclarecimento, ou falta de objetivo nas falas entre os colaboradores. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, cerca de 78% e 80% dos funcionários em empresas brasileiras, dizem estar mal informados em relação às ações das empresas que trabalham. 

Pensando em ajudar você e sua empresa, desenvolvemos um material informativo a respeito de como você pode melhorar a sua comunicação empresarial. 

Boa leitura! 

O que é comunicação empresarial? 

A comunicação empresarial pode ser vista muitas vezes como aquela que divulga as notícias a respeito da empresa, e que controla as notícias desagradáveis. Mas esta é uma visão muito pequena a respeito das atribuições referentes à comunicação de uma empresa, já que esta área abrange muitas outras atividades. 

A comunicação empresarial é uma atividade essencial para qualquer empresa que busca atingir seus objetivos,e manter a reputação, seja interna ou externa. 

Garantindo que todos os interessados, seja público alvo, acionistas, clientes, funcionários entre outros tenham ciência das atividades realizadas pela empresa.

Além disso, é responsável por analisar, planejar, ouvir e agir de acordo com o que a empresa necessita. Sempre valorizando os produtos, marcas, colaboradores, clientes.  

Com isso, é evidente que o sucesso da comunicação de uma empresa é reflexo de um bom planejamento e boa comunicação entre todas as partes. 

Porém, não basta apenas disponibilizar as informações a respeito dos serviços e produtos oferecidos para os interessados, é preciso também cuidar e nutrir constantemente o público interno, seja colaboradores, terceirizados, e fornecedores. 

Barreiras de uma comunicação empresarial

Ao pensar em estabelecer uma boa comunicação empresarial, nem sempre é simples. Existem diversas barreiras que podem surgir e dificultar o processo e afetando também outras atividades da empresa. 

Alguns desafios podem surgir, e é importante conhecê-los para saber como tratar cada um. 

Psicológicas e pessoais

As barreiras pessoais, são consideradas mais difíceis de serem eliminadas. Muitas vezes dependem da própria pessoa, para que ela deixe de existir. Mas existem algumas coisas que podem ser feitas para eliminá-las.

Seja com conversas, incentivos é possível ajudar os colaboradores a lidar com os problemas pessoais, defeitos e ainda assim manter um bom clima organizacional.

Este tipo de barreira acontece por fatores intrínsecos às pessoas e aos seus sentimentos, preconceitos e personalidade.

Já as barreiras psicológicas estão ligadas com os preconceitos e sentimentos de uma pessoa em relação a outra. 

Para evitar este tipo de barreira entre as equipes, é importante que as áreas tenham conhecimento sobre o trabalho que o outro realiza. 

Com acesso aos resultados de diferentes setores, todos poderão ver, que todos são fundamentais para o sucesso da empresa e agregam valor. 

Sugerir reuniões trimestrais ou semestrais para apresentar os resultados e objetivos, com envolvimento de todos pode ser uma boa alternativa para quebrar esta barreira. 

Informações

Um ponto muito importante a ser destacado é a quantidade de informações que são trocadas dentro e fora da empresa. 

Diminuir o número, não será possível, mas com o apoio da tecnologia é possível realizar um trabalho de coleta, tratamento e compartilhamento de informações para que elas não se percam no caminho. 

Além da falta de informação, o excesso delas também pode se tornar um problema. 

Sobrecarregar a todos das mais variadas informações, com reuniões, emails e demais formas de comunicação ineficazes acaba sobrecarregando a todos. Tornando a comunicação deficiente. 

Assim como também, comunicações incompletas e parciais também são uma grande barreira. Informações que sejam fragmentadas, distorcidas ou ainda, sujeitas a dúvidas não ajudam aos interessados. 

Geográficas e físicas

A comunicação empresarial pode sofrer também com fatores geográficos e físicos, alguns deles são: distância,  barulho, ambiente e equipamentos inadequados, dificuldade de deslocamento, entre outros. 

Em empresas que os funcionários precisam viajar entre cidades ou países. A comunicação pode ser uma dificuldade, caso ela seja feita apenas ou em sua maioria de forma presencial ou por email, ou mensagens de texto. 

Nestes casos, é fundamental que a tecnologia seja utilizada para tornar a comunicação mais próxima, eficiente e próxima aos colaboradores. Para assim, minimizar os prejuízos da distância. 

Como melhorar resultados de uma comunicação empresarial

Agora que você já sabe o que é comunicação empresarial e os problemas enfrentados. Este é o momento de entender um pouco mais sobre como melhorar esta área tão importante dentro das empresas. 

Veja algumas dicas muito importantes: 

1. Escolha o canal adequado: quando for tratar de informações oficiais, escolha canais de comunicação mais formal e use a ferramenta determinada pela empresa. 
2. Compartilhe conhecimento e informações: seja por email, utilizando redes sociais, depoimentos e ainda utilizando o newsletters. 
3. Elimine fofocas:  não participe de conversas paralelas sobre os assuntos da empresa que sejam improdutivas e pessimistas. 
4. Utilize o email com moderação: ao enviar um email, seja breve, claro e objetivo e de preferência a textos curtos. 

Agora que você sabe um pouco mais a respeito da comunicação empresarial, os principais desafios e como pode melhorar as informações de sua empresa. É o momento de colocar em prática. 

Ainda queremos te lembrar que em nosso blog, você pode ter acesso a outros materiais a respeito de contabilidade, empreendedorismo, e muito mais, veja materiais como Livros Para Empreendedores: 7 Sugestões. 

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Virginia Planet lista os passos necessários para uma comunicação não-violenta no ambiente de trabalho. Para saber mais, leia o artigo a seguir.

Transmitir mensagens difíceis realmente não é o forte do ser humano. Uma pesquisa recente da Gallup mostra que apenas 26% dos colaboradores das empresas disseram que os feedbacks que receberam foram úteis para o seu trabalho.
Isso acontece porque nossos feedbacks são ruins: ou muito leves e indiretos ou são diretos demais e promovem uma reação defensiva na amígdala (parte do nosso cérebro que detecta as ameaças) a quem está recebendo a mensagem.
Aí vem o desastre: reagimos mal ao feedback e logo atacamos quem está falando, desestabilizando totalmente a conversa e deixando os nervos a flor da pele.
Mas afinal, como dar um feedback de maneira eficiente e poderosa?

1. Comece com uma pergunta curta cuja resposta será “sim” ou “não:

Ex: “Você tem cinco minutos para falarmos sobre a nossa última conversa?” ou “Tenho algumas ideias para melhorar o nosso processo, posso compartilhar com você?”
A vantagem de começar com esta pergunta é que a pessoa saberá que se trata de um feedback e seu cérebro terá tempo hábil para se preparar. Além disso, a pergunta cria um momento de ‘adesão’ assim que a pessoa responde sim ou não, dando a ela também autonomia para decidir se este é o momento certo.

2. Dê feedbacks baseado em dados:

Contra fatos não há argumentos, não acha? Seja específico dizendo exatamente o que você viu ou ouviu e de preferência elimine adjetivos ou palavras ambíguas, pois elas podem gerar mais confusão e dar margem para interpretações erradas. É muito importante ser objetivo nesse momento.
Por exemplo, ao invés de dizer “Você deveria ser mais proativo” – ser proativo em relação ao quê? Em qual situação? – prefira algo como “Eu esperava que você tivesse tomado a iniciativa de preparar a apresentação, visto que os demais membros do time estavam ocupados”. Notou a diferença entre as duas abordagens?
E isso vale também para os feedbacks positivos. É importante que o outro saiba exatamente qual é a nossa expectativa sobre o que está ruim, mas também o que está bom. Assim ela saberá exatamente como agir dali para frente.

3. Gere impacto

Você deve dar a intensidade devida à situação para que a pessoa consiga enxergar o impacto que uma determinada atitude gerou no trabalho. Ex: “Como você não me enviou o e-mail conforme combinado eu fiquei bloqueado e não consegui avançar no projeto”.
A ideia é que a pessoa consiga compreender de forma clara o propósito, a lógica e o significado das ações.

4. Termine com uma pergunta ou reflexão

Encerrar o feedback com uma pergunta é uma ótima forma de fazer o outro pensar sobre a conversa. Ex: “Como você vê essa situação?” ou “Qual sua opinião a respeito?” Essas perguntas vão gerar um comprometimento ao invés de apenas um consentimento, ou seja, criar uma atmosfera de diálogo (e não de monólogo).
A ideia é que o momento do feedback seja uma oportunidade para resolver problemas de forma colaborativa e não autoritária.
Fonte: Contábeis
 

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