Cada vez que uma empresa faz uma transação financeira, ela gera algum rastro de papel. Chamados de documentos fiscais, eles devem sempre ser tratados com responsabilidade.
Se uma pequena empresa assinar um cheque de sua conta-corrente para materiais de escritório, por exemplo, o cheque e a nota fiscal tornam-se os documentos de origem.
Além disso, os documentos fiscais são algumas das chamadas obrigações acessórias de toda a empresa, já que sua função é provar as transações, seja de venda, compra, circulação, entre outras.
No artigo abaixo explicamos mais sobre o que são documentos fiscais e porque eles são importantes para sua empresa. Vamos conferir?
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são essenciais para o processo de escrituração e contabilidade, pois fornece evidências de que ocorreu uma transação financeira.
Durante uma auditoria contábil ou fiscal, os documentos fiscais fazem backup dos diários contábeis e da razão geral como uma trilha de transação indiscutível.
Você deve manter os documentos originais de sua empresa da mesma forma que mantém recibos de itens dedutíveis de impostos.
Se seus impostos forem auditados, os documentos fiscais fornecem a prova de que você fez essas compras.
O mesmo se aplica ao seu negócio, mas nos negócios, você mantém os documentos fiscais para todas as transações financeiras.
Entre os documentos fiscais, estão:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
- CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)
- MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
- Entre outros
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Tratamento das informações
As informações dos documentos fiscais devem ser registradas no diário contábil apropriado assim que possível após a transação.
Após a gravação, todos os documentos devem ser arquivados em algum sistema, onde podem ser recuperados se e quando necessário.
Em certos casos, pode até ser importante fornecer cópias para o escritório de contabilidade, para que o registro fique devidamente arquivado.
Além disso, deve ser feita a chamada Escrituração Fiscal, que é uma das obrigações das empresas com as autoridades fiscais.
Nesse processo, é necessário fazer uma prestação de contas à Receita Federal sobre movimentação, faturamento, impostos a serem pagos, entre outros dados de interesse das autoridades.
Em geral, o lançamento dos dados ocorre por meio do sistema SPED. O sistema público de escrituração fiscal faz toda a transferência de informações sobre escrituração fiscal, escrituração contábil e apuração de impostos.
Além disso, o sistema já conta com as obrigações acessórias estaduais e federais, com apuração e escrituração do ICMS, apuração de impostos federais como PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, apresentação das demonstrações contábeis como balanço patrimonial e seus livros auxiliares.
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Importância da contabilidade
Nos dias atuais, grande parte do processo de armazenamento dos documentos fiscais é feito de forma online. Isso visa agilizar os processos e evitar acúmulo de papel, que ocupam grandes espaços.
Por meio da contabilidade digital, a escrituração contábil se tornou mais prática, além de permitir que a troca de informações — e de documentos — entre as empresas e os escritórios contábeis, se tornem mais rápidos e transparentes.
Aqui na Fortevix Contabilidade somos especialistas na área digital, garantindo mais eficiência na escrituração contábil e no armazenamento e controle dos documentos fiscais.
Portanto, agora que você já sabe o que são e qual a importância dos documentos fiscais, conte com a Fortevix Contabilidade ao seu lado em seus processos. Para saber mais, é só entrar em contato com nossa equipe!
