Uma parte fundamental de manter o controle dos gastos de sua empresa é saber para onde seu dinheiro está indo — e garantir que ele seja gasto da maneira mais inteligente possível.
Nesse sentido, saber qual a importância do controle de gastos para as empresas pode representar uma grande diferença quando o objetivo é crescer.
Mas isso nem sempre é fácil. Muitas micro e pequenas empresas não têm os recursos de que precisam para supervisionar todas as suas finanças.
Enquanto isso, empresas maiores podem encontrar suas equipes de contas sobrecarregadas com o grande volume de transações.
E diante disso, nem sempre sabem qual a importância do controle de gastos para as empresas. Para explicar isso, preparamos o artigo abaixo!
O que é controle de gastos?
Simplificando, o controle de gastos descreve o nível de gerenciamento e monitoramento que uma empresa tem sobre suas despesas.
Quanto melhor as equipes financeiras puderem controlar os gastos da empresa, melhor poderão proteger o dinheiro valioso e criar previsões financeiras mais informadas.
Mas o controle de gastos não precisa significar corte de custos. Na verdade, os gastos estratégicos são essenciais para o crescimento da empresa. E seus orçamentos existem por um motivo.
Em vez disso, o controle simplesmente garante que você saiba quanto está gastando, que cada compra seja aprovada e que seja capaz de cumprir os orçamentos que definiu.
Para obter um ótimo controle de gastos, o setor financeiro precisa de visibilidade. Visibilidade sobre para onde vai o dinheiro e quem o gasta. E isso é algo que uma grande proporção de empresas não sente que tem.
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Fique de olho nas despesas
Muitas empresas têm dificuldade em encontrar informações precisas sobre onde o dinheiro está sendo gasto, especialmente nos casos em que várias pessoas são responsáveis pelos gastos.
Mas, a menos que você saiba exatamente quanto está gastando, quais departamentos estão gastando mais e para onde exatamente está indo seu dinheiro, você nunca poderá saber as medidas a tomar.
Identificar padrões e tendências de gastos é fundamental. É por isso que não é apenas uma questão de colocar dados em planilhas — você precisa ser capaz de extrapolar os insights deles e transformá-los em algo acionável.
Crie um programa de gerenciamento de custos
O objetivo aqui é reduzir as despesas gerais associadas ao gerenciamento de despesas da equipe.
Essa abordagem também promove um ambiente no qual os funcionários se sentem capacitados para oferecer suas próprias sugestões de corte de custos, enquanto se esforçam para ajudar a tornar “seu” negócio o mais bem-sucedido possível.
Compare isso com os ambientes em que os membros da equipe tratam as despesas corporativas como um recurso infinito.
Mas isso significa que você precisa incutir em sua equipe a necessidade de se tornar mais eficiente no gerenciamento de custos de funcionários.
Isso requer uma grande mudança de mentalidade, com a equipe pensando com mais cuidado antes de usar o cartão da empresa e reservando um tempo para obter produtos ou serviços de melhor valor.
Evite medidas automáticas de corte de custos
Tente medir as decisões de custo em relação às estratégias de longo prazo do seu negócio.
É essencial certificar-se de que você não está gastando mais do que o necessário, mas economias rápidas não são uma solução de longo prazo para gastos excessivos.
Reduza os erros
Por ter controle e visibilidade sobre as atividades de gastos, as equipes financeiras estão muito mais bem equipadas para detectar erros no sistema, como faturas duplicadas ou aprovações ausentes.
Isso significa que eles serão capazes de retificar quaisquer erros detectados imediatamente e evitar repercussões dispendiosas.
Identificar gastos independentes
Os gastos independentes às vezes podem ser disfarçados como erros no processo, mas a diferença é que se trata de um gasto deliberado não aprovado.
Sem uma estratégia de controle de gastos em vigor, é muito difícil para as equipes financeiras diferenciar e identificar gastos independentes com erros genuínos e isso pode deixar as finanças da empresa em uma posição vulnerável.
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Tenha controle sobre os gastos
Com um processo de gerenciamento financeiro, você pode assumir o controle dos gastos da empresa sem desacelerar os funcionários e impedir a agilidade.
Eliminar a necessidade de aprovar constantemente as solicitações de compra e automatizar outras tarefas repetitivas pode realmente ter um grande impacto para os líderes financeiros.
Você tem tempo de volta para se concentrar em ajudar seu negócio a crescer, atingir suas metas financeiras e melhorar o fluxo de caixa, enquanto pode ter a certeza de que a equipe não estará gastando demais.
Uma solução também é terceirizar seus serviços financeiros. Aqui na Fortevix Contabilidade temos uma equipe altamente qualificada e que pode auxiliar sua empresa a alinhar suas expectativas financeiras com a realidade atual.
Agora que você sabe qual a importância do controle de gastos para as empresas, entre em contato com a Fortevix Contabilidade e se surpreenda com o que podemos fazer pelo seu negócio!
